Welke online vergaderdienst kies ik?

Doordat veel werknemers nu thuiswerken zijn er andere manieren nodig om te communiceren. Dit kan door te telefoneren, maar online vergader tools bieden meer mogelijkheden. Zo kan je vergaderen met een team, een presentatie geven en je scherm delen.

Om hier veilig gebruik van te maken, hebben we tips opgesteld. Ook zetten we de voor-en nadelen van elke vergaderdienst provider voor je op een rijtje.

Wat je als werkgever kan doen

  • Adviseer je werknemers over welke vergaderdiensten ze mogen gebruiken. Maak hierover een bewuste keuze. Verderop geven wij advies welke diensten wij adviseren.
  • Lees de privacy voorwaarden van de vergaderdienst goed door. Ben ervan bewust welke gegevens de dienst verzamelt en waar deze gegevens voor gebruikt worden.  Let hier extra op bij diensten van buiten de Europese Unie, omdat andere landen vaak minder strenge eisen stellen.  
  • Zorg dat de dienst een versleutelde verbinding gebruikt. 
  • Controleer of de vergaderdienst standaard gebruik maakt van encryptie, of dat er nog acties van de werknemer vereist zijn.  
  • Stel een beleid op waarin wordt gesteld hoe werknemers om moeten gaan met videodiensten. In dit beleid zouden de volgende onderdelen kunnen staan:
    • Welke vergaderdiensten mogen de werknemers wel/niet gebruiken; 
    • Maak duidelijk welke informatie er wel en niet besproken kan worden tijdens een meeting; 
    • Welke veiligheidsmaatregelen moeten er genomen worden door de werknemer; 
    • Geef aan welke instellingen er in de vergaderdienst ingesteld moeten worden in verband met privacy en security; 
    • Geef aan hoe een medewerker om moet gaan met de communicatie naar andere bedrijven/klanten die andere video bel software gebruiken; 
    • Geef aan wat een werknemer aan zijn thuiswerkplek moet doen om het lekken van gegevens te voorkomen; 
    • Geef aan of privéapparatuur gebruikt mag worden voor zakelijk videobellen; 
    • Geef aan hoe uitnodigingen verstuurd dienen te worden. Geef hierbij aan dat er alleen op uitnodiging mensen mogen deelnemen aan een meeting. 

Wat je als werknemer kan doen:

  • Controleer in de instellingen of alle beveiligingsopties staan ingeschakeld;
  • Denk goed na voordat je je camera aanzet of je scherm deelt. Let erop dat er geen vertrouwelijke informatie in beeld staat. Bij het delen van je scherm kan je het beste alleen het document delen waar het op dat moment over gaat, in plaats van het hele scherm te delen;
  • Geef van tevoren aan wanneer er vertrouwelijke informatie wordt besproken, zodat de overige deelnemers zich daarvan bewust zijn. Dan kan iedereen zorgen dat niemand meeluistert en dat er niks wordt opgenomen;
  • Kies een vergaderdienst die voldoet aan de veiligheids- en privacy-eisen van de organisatie;
  • Let op bij chatverzoeken via bijvoorbeeld e-mail. Dit zouden phishing verzoeken kunnen zijn;
  • Deel de uitnodiging van de sessie nooit op openbare kanalen zoals sociale media.  

Vergelijking online vergaderdiensten

We vergelijken acht verschillende online vergaderdiensten: Teams, Zoom, Slack, WhatsApp, Whereby, Skype, Signal en Meet(Google). Bij elke dienst bekijken we welke gegevens er verzameld worden, welke versleuteling gebruikt wordt en wat het verdienmodel is. Ten slotte adviseren we, op basis van eerdergenoemde factoren, welke videodienst het beste gebruikt kan worden.

Teams

Teams is een vergaderdienst van Microsoft. Als je veel programma’s van Microsoft gebruikt, is een groot voordeel dat Teams een goede integratie biedt tussen de verschillende Microsoft producten, waaronder Microsoft Office 365. Zo kun je onder andere gebruik maken van het delen van bestanden. Het is ook erg geschikt voor grote meetings. Met de gratis versie kunnen tot 250 personen aan de meeting deelnemen. De betaalde versie kan tot wel tot 10.000 deelnemers bevatten. Het nadeel van de gratis versie is dat het een aantal functies mist, zoals het maken van notities, scherm delen, instant messaging en het plannen van een meeting. 

Welke gegevens worden verzameld?

Microsoft Teams verzamelt de volgende gegevens: Adresboek, locatiegegevens, gespreksgegevens, gegevens over gesprekken (metadata), gegevens koppelen met gegevens uit andere producten of profielen. Deze gegevens worden gebruikt om de app te kunnen gebruiken en om de app te verbeteren. De verwerkingsverantwoordelijke is geplaatst in Ierland. Oftewel, de gegevens blijven niet in Nederland, maar wel binnen de EU.  

Versleuteling

Teams gebruikt voor de communicatie standaard 256-bit AES encryptie. Daarnaast verplicht het servers om certificaten te gebruiken. Ook gebruikt het OAUTH, TLS, Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP).  Dit zijn sterke en veilige protocollen.

Verdienmodel

Als verdienmodel gebruikt Teams een betaald abonnement, waarin het extra features biedt tegenover de gratis versie. De prijs per maand voor de betaalde versie ligt tussen de € 4,20 en € 19,70 per gebruiker. 


Zoom

Zoom is een vergaderdienst welke snel groeide onder thuiswerkers. Een groot voordeel is dat je met de gratis versie al een videocall met 100 personen kan houden. Een limiet bij de gratis versie is dat er je maximaal 40 minuten per sessie kan gebruiken als je meer dan twee deelnemers hebt. Bij een abonnement kunnen tot 300 personen deelnemen aan een meeting, of zelfs tot 1000 deelnemers bij een nog uitgebreider abonnement.

Welke gegevens worden verzameld?

Zoom verzamelt locatiegegevens, gespreksgegevens en gegevens over gesprekken (metadata). Deze gegevens worden gebruikt om de app te kunnen gebruiken en te verbeteren. Wanneer je Zoom via de website gebruikt, worden de gegevens ook gebruikt voor advertentie doeleinden. De verwerkingsverantwoordelijke zit in de VS: de gegevens blijven niet in Nederland en ook niet binnen de EU. Daarnaast is er rond Zoom wat controverse ontstaan. Zo deelde het, zonder daar transparant over te zijn, gegevens met Facebook. Eind maart 2020 heeft Zoom bekend gemaakt deze communicatie te hebben stopgezet. 

Versleuteling

Ook was er controverse ontstaan rondom de versleuteling binnen Zoom. Zo claimde Zoom end-to-end encryptie toe te passen met daarnaast TLS 1.2. Echter bleken deze claims niet te kloppen. Zoom paste hierop de term end-to-end encryptie aan naar encrypted. Zoom heeft de laatste tijd stappen ondernomen om de versleuteling te verbeteren. Zo gebruikt het nu TLS met AES 256-bit encryptie, welke als sterk wordt beschouwd.

Verdienmodel

Zoom heeft een gratis versie en betaalde versie, de betaalde versie kost tussen de € 13,99 en € 33,-  per licentie per maand. 


Slack

Slack biedt zowel een gratis als betaalde versie aan. Met de gratis versie kunnen 1-op-1 videocalls gemaakt worden. Met de betaalde versie kunnen groepen van maximaal 15 personen met elkaar videobellen. Dit zal voor veel bedrijven te weinig zijn. Wel wordt Slack door veel bedrijven gebruikt, maar voornamelijk voor de chatfunctionaliteiten.

Welke gegevens worden verzameld?

Slack verzamelt de volgende gegevens: adresboek, locatiegegevens, gegevens over gesprekken (metadata). Deze gegevens worden gebruikt om de app te kunnen gebruiken en verbeteren. De verwerkingsverantwoordelijke zit in Ierland, dus de gegevens blijven niet in Nederland maar wel binnen de EU.

Versleuteling

Binnen Slack staat versleuteling standaard ingeschakeld. De gegevens worden zowel onderweg als bij opslag versleuteld. Voor deze encryptie worden sterke protocollen gebruikt zoals AES256 versleuteling en TLS1.2 protocollen.

Verdienmodel

Gratis versie waarbij 1-op-1 videogesprekken mogelijk zijn. Daarnaast zijn er betaalde versies waar maximaal 15 personen aan kunnen deelnemen. De betaalde versie kost tussen de € 6,25 en € 11,75 per gebruiker per maand (bij een jaarlijks abonnement). 


Whatsapp

Een groot voordeel van WhatsApp is dat het in Nederland ongeveer 12 miljoen gebruikers telt. Dat betekent dat bijna iedereen gebruik maakt van WhatsApp en daardoor bijna iedereen via dat programma bereikbaar is. Een groot nadeel is dat videobellen niet werkt in de webversie: hiervoor kan je beter de app gebruiken. WhatsApp is in 2014 overgenomen door Facebook. Facebook is een partij die zijn verdiensten haalt uit het tonen van gepersonaliseerde advertenties. Echter zegt Facebook niet bij WhatsApp-berichten te kunnen vanwege de end-to-end encryptie. 

Welke gegevens worden verzameld?

WhatsApp verzamelt de volgende gegevens: adresboek, locatiegegevens, gegevens over gesprekken (metadata), gegevens koppelen met gegevens uit andere producten of profielen. Deze gegevens worden gebruikt om de app te kunnen gebruiken en daarnaast om de app te verbeteren. De verwerkingsverantwoordelijke is geplaatst in Ierland, de gegevens blijven niet in Nederland maar wel binnen de EU. 

Versleuteling

WhatsApp gebruikt end-to-end encryptie. Dat betekent dat een bericht versleuteld wordt bij het versturen en pas ontsleuteld wordt wanneer het bericht bij de ontvanger is aangekomen. Voor de versleutelingsprotocollen gebruikt Whatsapp het “Signal” protocol. Het Signal protocol wordt als veilig beschouwd. 

Verdien model

Het verdien model van Facebook is het tonen van gepersonaliseerde advertenties. Echter worden in Whatsapp geen advertenties getoond. Daarnaast biedt Whatsapp “Whatsapp for business” aan, ook dit product is gratis. De Whatsapp business API gericht op grote bedrijven kost wel geld, hier betaal je per bericht. Whatsapp biedt dit echter niet zelf aan maar doet dit via partners, Whatsapp krijgt hier ongeveer een halve cent per bericht voor.  


Whereby

Whereby heeft zowel een gratis als een betaalde dienst. De gratis versie biedt ruimte voor maximaal vier personen per call. Met de betaalde versies kun je met 12 tot 50 personen tegelijk bellen, afhankelijk van het type abonnement. Daarnaast werkt Whereby op de desktop enkel met de web browser er is geen app voor beschikbaar. 

Welke gegevens worden verzameld

Whereby verzamelt locatiegegevens en gegevens over gesprekken (metadata). Deze gegevens worden ook buiten de EU opgeslagen en worden in sommige gevallen gedeeld met derde partijen. 

Versleuteling

Videostreams zijn bij maximaal 4 personen end-to-end versleuteld met DTLS-SRTP. Whereby maakt geen gebruik van end-to-end encryptie bij meer dan vier personen. Dan worden er videorouters gebruikt, welke de data ont sleutelen bij binnenkomst en versleutelen bij het verzenden. Hierdoor zijn de gegevens binnen de router af te luisteren, wanneer een kwaadwillende toegang tot zo’n router verkrijgen kunnen ze de communicatie afluisteren.

Verdienmodel

Whereby heeft een gratis en een betaalde versie, de betaalde versie kost $ 14,99 per kanaal per maand.


Skype

Skype is een bekende dienst voor videocalls die gratis gebruikt kan worden. Er kan met maximaal 50 personen een call worden bijgewoond. Ook kan je zowel de applicatie als de webvariant gebruiken. Een nadeel van Skype is dat het geen goede reputatie heeft op het gebied van privacy. Zo kwam naar voren in de lekken van Edward Snowden, dat geheime diensten Skypeberichten kunnen afluisteren. Daarnaast heeft de betaalde versie (Skype for business online), bijna zijn end of life behaald. Deze zal eindigen in juli 2021, het is hierdoor niet aan te raden om Skype for business online aan te schaffen. Indien Skype for business nog gebruikt wordt in uw bedrijf, is het aan te raden dit uit te faseren en een andere dienst te gaan gebruiken. Migreer voor juli 2021 om problemen te voorkomen. 

Welke gegevens worden verzameld? 

Skype verzamelt de volgende gegevens: adresboek, locatiegegevens, gespreksgegevens, gegevens over gesprekken (metadata), gegevens koppelen met gegevens uit andere producten of profielen. De gegevens worden gebruikt om de app te verbeteren en voor de werking van de app. De gegevensverantwoordelijke is gevestigd in Ierland, de gegevens blijven niet in Nederland en ook niet binnen de EU. 

Versleuteling

Skype naar Skype gesprekken zijn altijd versleuteld. Wanneer er met Skype wordt gebeld via het telefoonnetwerk, is het gesprek niet versleuteld. Skype gebruikt voor versleuteling TLS en AES 256-bit encryptie, wat een sterk algoritme is.  

Verdienmodel

Skype verdient aan advertenties. Het heeft zowel een gratis als betaalde versie, de support voor de betaalde versie eindigt echter in juli 2021 en wordt vervangen door Teams. Daarnaast kan er betaald worden voor het bellen naar vaste nummers. De prijs om wereldwijd te kunnen bellen naar mobiele en vaste nummers kost € 15,60 per gebruiker per maand.


Signal

Signal is een open source en gratis vergaderdienst. Door vele professionals wordt het aangeraden als een privacy vriendelijke en veilige oplossing. Een nadeel van Signal is dat je enkel op je smartphone videogesprekken kunt houden. Daarnaast kan er met Signal met groepen een videocall gehouden worden, dit kan met groepen van maximaal 5 personen. Voor veel bedrijven is het echter te weinig om met maximaal 5 personen een video call bij te wonen.  Echter is Signal wel van plan dit uit te breiden naar een groter aantal.

Welke gegevens worden verzameld?

Signal verzamelt enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van de app. De verwerkingsverantwoordelijke zit in de VS, maar de gegevens blijven wel binnen Nederland.

Versleuteling

Signal gebruikt end-to-end versleuteling, hiervoor gebruikt Signal het Signal protocol. Het Signal protocol is een open source crypto grafisch protocol voor end-to-end versleuteling. Dit protocol (ook gebruikt door Whatsapp) wordt als veilig beschouwd.

Verdienmodel

Signal is een gratis dienst en enkel afhankelijk van donaties. 


Meet

Meet is een gratis videodienst van Google. Het werkt zowel in de browser als via een applicatie. Je kunt met maximaal 150 personen tegelijkertijd vergaderen.

Welke gegevens worden verzameld?

Google verzamelt met Meet de volgende gegevens: adresboek, locatiegegevens, gespreksgegevens, gegevens over gesprekken (metadata), gegevens koppelen met gegevens uit andere producten of profielen. Het gebruikt deze gegevens om de app te kunnen verbeteren en voor gebruik van deze app. De locatie van de verwerkingsverantwoordelijke is in Ierland gevestigd, de gegevens blijven niet in Nederland. De gegevens blijven wel binnen de EU wanneer er gebruik wordt gemaakt van Meet.

Versleuteling

Meet maakt gebruik van versleuteling welke standaard staat ingeschakeld, echter maakt het geen gebruik van end-to-end encryptie. Hierdoor is Google in staat om de berichten en gesprekken af te luisteren. 

Verdienmodel

Meet haalt zijn inkomsten uit gepersonaliseerde advertenties. Het betaalde plan van Google Meet (Google Workspace Essentials) kost $8 per gebruiker per maand, hierbij zitten ook andere Google diensten inbegrepen. 


Ons advies

OplossingPrivacyVersleutelingFunctionaliteitKosten Overall
Signal ++++++
Teams ++++++/-+
Meet +++++/-+
Slack +++++/-+
Whereby +++/-+/-
Skype ++++/-+/-
Zoom+/-+++/-
Whatsapp +/-+++

De conclusie is afhankelijk over wat de wensen en eisen zijn voor je bedrijf. Zo zijn er uiteraard per bedrijf verschillende standaarden die aangehouden dienen te worden op het gebied van privacy en veiligheid. Daarnaast zijn er natuurlijk ook verschillen aan benodigde features. Als je met meer dan tien personen gelijktijdig wil vergaderen kies je andere videodiensten. Daarnaast kan integratie met huidige applicaties een rol spelen.  

Wanneer er naar de privacy gekeken wordt dan wint Signal met zijn kleine hoeveelheid data verzameling en end-to-end encryptie. Echter heeft Signal maar weinig functionaliteit om met groepen te videobellen. Qua privacy komt Zoom als minste uit de test. Er zijn al enkele datalekken in de media verschenen van deze software. Daarna komen de grote bedrijven als Microsoft en Google met hun oplossing. Deze zijn een goede keuze en bieden genoeg flexibiliteit. De prijzen van de verschillende diensten zit overwegend allemaal tussen de 0 en 20 euro per gebruiker, bij grote aantallen gebruikers binnen een organisatie is het interessant om dit te vergelijken.

Naast privacy zijn de functionaliteiten van de applicatie natuurlijk ook erg belangrijk. De vergaderdiensten (WhatsApp, Signal en Slack) hebben allen te weinig functies voor videobellen. Zo zijn het maximaal aantal deelnemers te gelimiteerd voor de meeste bedrijven.

Wil je meer weten of advies op maat? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.