De grenzen van Excel

11 Aanwijzingen dat Excel niet meer voldoet

In spreadsheetprogramma’s zoals Excel kunnen bedrijfsoverzichten of rekenmodellen goed vormgegeven worden. De kans op fouten en de verkeerde interpretatie van data neemt echter wel toe naarmate Excel sheets complexer worden. Vaak beginnen deze Excel sheets als een minimaal overzicht dat tijdelijk nodig is om data inzichtelijk te maken. In de toekomst groeien deze ‘tijdelijke’ Excel sheets vaak uit tot de belangrijkste documenten binnen een bedrijf waarop het management beslissingen moet nemen. In die gevallen is het verstandig om een duurzame software-oplossing te overwegen.

Er zijn legio voorbeelden van verkeerde beslissingen die gemaakt zijn door fouten in Excel documenten. Adviesbureau F1F9 schat dat in 88% van de Exceldocumenten fouten zitten.

Wij zien om ons heen ook veel bedrijven die volop spreadsheetprogramma’s zoals Excel gebruiken. Hieronder staan een aantal aanwijzingen die erop kunnen duiden dat Excel niet meer voldoet en dat een maatwerksoftwareoplossing aan te bevelen is.

1. Belangrijke of vertrouwelijke informatie

Ga na hoe belangrijk de output is van jouw Excelsheets. Worden er belangrijke beslissingen genomen op basis van de formules? Wat is de impact op jouw organisatie als er berekeningen of logische checks verkeerd gaan in de Excelsheets? Verkeerde investeringen of uitbetalingen? Incorrecte informatie delen met andere organisaties? Boze klanten of medewerkers? Vaak kunnen Excelsheets ongemerkt een groot afbraakrisico vormen binnen een organisatie.

2. Excelsheets met meer dan 10 formules

De kans neemt toe naarmate er meer formules in de sheet zitten. Je verliest snel het overzicht. Zijn alle cellen wel meegenomen in de berekeningen? Klopt de formule überhaupt wel? Een klein foutje kan gevolgen hebben voor de totale uitkomst. Maatwerksoftware wordt door en door getest waardoor de kans op rekenfouten geminimaliseerd wordt en waardoor de integriteit groter is dan bij aanpasbare Excelsheets. Applicaties krijgen vaak een zogenoemde BIV-classificatie. Dit is een classificatie vanuit de informatiebeveiliging. BIV staat voor Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid. Vooral integriteit en vertrouwelijkheid zijn erg moeilijk te garanderen binnen Excelsheets.

3. Meerdere tabbladen

Het gebruik van meerdere tabbladen en verwijzingen onderling maakt de kans op fouten nog groter. Het combineren van meerdere tabbladen kan veel interessante informatie opleveren, maar door dit in maatwerksoftware op te lossen voorkom je rekenfouten en behoud je het overzicht. Binnen software kunnen we ook schermen creëren die alle relevante informatie in één overzicht presenteren.

4. Meer dan één gebruiker

Een cel is zo gekopieerd. Maar is de formule hier ook in meegenomen? Wanneer meerdere mensen aan één sheet werken is de kans groot dat er iets misgaat. Wie behoudt het overzicht over alle formules zodat er niks overschreven wordt?

5. Geen documentatie

Vaak worden businessrules en formules in een Excelsheet niet gedocumenteerd.

Dit kan problemen geven bij het uitbreiden of aanpassen van de sheet. Ook als een collega het beheer moet overpakken kan het overzicht snel verloren raken en zijn fouten snel gemaakt.

6. Toegang tot het document

Is de inhoud van de Excelsheets wel voor iedereen bestemd of moet deze discreet behandeld worden? Denk hierbij aan salarissen of andere gevoelige informatie van medewerkers, beslissingsmodellen voor investeringen of bijvoorbeeld liquiditeitsprognoses. Ook kan de informatie uit de Excelsheets makkelijk gedeeld worden via email of een memorystick. De informatie kan hierdoor snel op verkeerde plekken terechtkomen. Maatwerksoftware zorgt voor betere bescherming van gegevens door gebruik te maken van betrouwbare toegangsrechten en het afschermen van alle data.

7. Belangrijke cellen zijn niet beveiligd

Je kunt in Excel formules en andere cellen beveiligen, maar gebeurt dat wel in de praktijk? Vaak is het makkelijker werken als alle cellen vrij te bewerken zijn. Uit gemakzucht wordt deze veiligheidsstap vaak overgeslagen. Wat is het risico als cellen kwijtraken of overschreven worden?

Maatwerksoftware geeft gebruikers alleen toegang tot velden die ingevuld moeten worden zonder kans op verstoring van het rekenmodel.

8. Geen zinvolle naamgeving van velden

Ook hierbij speelt gemakzucht helaas vaak een grote rol. Er worden cryptische omschrijvingen gebruikt die al snel niet meer te volgen zijn voor collega’s die ook met de Excelsheets moet werken. ‘Bedrag’ i.p.v. ‘Bedrag incl. 21% BTW’ om maar een voorbeeld te noemen. Dit komt de onderhoudbaarheid niet ten goede. Anderen snappen al snel niet meer wat de bedoeling is van een specifieke cel, met als gevolg meer kans op fouten.

9. Één persoon snapt de werking van de sheet

Dat is dan vaak de persoon die de sheet heeft opgezet. Maar wat als deze collega lange tijd uitvalt? Of erger? In de praktijk zouden minimaal drie personen de Excelsheet goed moeten kunnen snappen om problemen te voorkomen. En deze sheets bruikbaar te houden in de toekomst.

10. Invoer kost te veel tijd

Ongemerkt gaat er vaak veel tijd zitten in het werken met Excelsheets. Als dit oploopt naar een paar uur per week, is het zinvol om te onderzoeken hoeveel tijd je kunt besparen door de inzet van maatwerksoftware. Tevens is het dupliceren van informatie naar bijvoorbeeld een nieuw jaar ook foutgevoelig omdat er naast het kopiëren vaak nog enkele basiscellen moeten worden aangepast.

11. Opslag op een PC of laptop

Bij voorkeur wil je de informatie centraal, beveiligd en makkelijk toegankelijk opslaan. In de praktijk staan Excelsheets op één werkstation of worden ze heen en weer gemaild. Veel software is tegenwoordig webbased en dus beschikbaar vanuit de cloud.

En jouw organisatie?

Heb je bij meerdere genoemde punten het gevoel dat dit ook bij jouw organisatie een risico vormt? We gaan graag met je in gesprek om te analyseren of het nuttig is om software in te zetten. Afhankelijk van de situatie bekijken we wat de beste oplossing is.

Vrijblijvend van gedachte wisselen?

Vaak is er meer mogelijk dan je denkt. Neem contact op met Herman Welleweerd via 06-14352132 of herman.welleweerd@carthago-ict.nl.

Lees ook dit artikel om de grootste blunders met Excel te ontdekken:

Andere thema's