Designsprint; Software aanpassen of nieuw bouwen?

Bepaal het in 7 stappen

Vaak zit de ICT manager er al een tijdje tegenaan te hikken. Nieuwe wensen stapelen zich op en het onderhoud van de bestaande software wordt steeds lastiger. En hoe zit het met de veiligheid? Het aanpakken van de software heeft meestal flinke impact op de processen, het is vaak erop of eronder. Maar hoe bepaal je de ideale aanpak en voorkom je verkeerde investeringen of keuzes?

We komen het regelmatig tegen dat bestaande software niet meer voldoet. De grote vraag is dan: gaan we de bestaande software aanpassen of is het verstandiger om iets nieuws te ontwikkelen? Ook bekijken we de mogelijkheid om standaard software te implementeren.

Doormiddel van een zogenaamde Design Sprint kunnen we met klanten deze afweging maken en bepalen wat de slimste route is. O.a. bekend uit de formule 1, is de Design Sprint een steeds vaker geziene aanpak om vooraf de wensen en mogelijkheden te bepalen.

Graag leggen we je in 7 stappen uit hoe wij dit voor onze klanten doen:

1. Brainstorm (wensen en kansen)

Softwarevernieuwing is hét moment om in kaart te brengen welke kansen er liggen om werktijd te besparen, gebruiksgemak te verhogen of zelfs extra omzet te realiseren door het slimmer maken van de software. Naast de ideeën die onze klanten zelf hebben over de oplossing zien we in veel gevallen dat we ook tot nieuwe besparingen, gebruiksgemak of omzetverhogingen komen. Of gemak voor klanten en meer kwaliteit of andere voordelen waar de gebruikers echt iets aan hebben. We brengen in kaart hoe we geld en tijd kunnen besparen of extra gemak of gebruikersplezier creëren.

2. Analyse bestaand systeem

In deze stap zoomen we in op de software die momenteel bij de klant draait. Hierbij zijn verschillende facetten belangrijk om te bepalen of het systeem geschikt is om op door te ontwikkelen. We kijken hierbij vooral naar:

De architectuur

Hoe geschikt is de huidige software om de doelen te bereiken en kunnen we hier goed de toekomst mee in?

Security

Is het huidige systeem eenvoudig te beveiligen en veilig te houden?

Onderhoudbaar en aanpasbaar

Welke inspanningen verwachten we op het gebied van onderhoud en toekomstige uitbreidingen?

Kosten

Wat zijn de kosten om door te ontwikkelen op het huidige systeem?

3. Wat kost nieuwbouw?

Mochten we bij de analyse uit stap 2 sterke aanwijzingen krijgen dat het geen goede optie is om het bestaande systeem verder door te ontwikkelen dan brengen we in kaart wat het kost om het gewenste systeem nieuw te realiseren. Uiteraard in combinatie met standaard software waar mogelijk. Tijdens een scrum-overleg met onze ontwikkelaars bepalen we de kosten per onderdeel.

Dit doen we door planning-poker te spelen. Dat is een methode waarbij meerdere ontwikkelaars een inschatting doen van het aantal uren. Mochten hier onderling grote verschillen inzitten dan gaan we met elkaar in gesprek om te bepalen waar dit in zit en komen we tot een gezamenlijk standpunt. In de praktijk blijkt dit zeer effectief te werken en kunnen we nauwkeurig bepalen hoeveel tijd er nodig is. Dit resulteert uiteindelijk in een menukaart met kosten per onderdeel.

4. Uitwerken naar schetsen en user stories

Zien is geloven. Dat geldt ook voor software! In deze stap visualiseren we de beoogde schermen om gebruikers en beslissers te laten zien hoe het zou kunnen gaan werken. Doordat men virtueel door de diverse schermen heen kan klikken krijgt het team echt gevoel bij de nieuwe situatie. Dit is tevens een goed moment om de functionaliteit verder aan te scherpen. De gebruikers vullen aan of geven verbeterpunten aan die we kunnen doorvoeren in de schetsen en user stories.

Daar waar we bestaande software inzetten kunnen we dit uiteraard overslaan of alleen uitvoeren voor de nieuwe functionaliteit.

MVP: wat heeft de klant minimaal nodig?

MVP staat voor Minimal Viable Product. Hiermee wordt aangegeven welke functionaliteit minimaal vereist is voor een eerste versie van de software. Uiteraard kan de klant ervoor kiezen om meer functionaliteit toe te voegen. Het is wel een goede manier om te kijken hoe we binnen een budget een optimaal werkbaar systeem kunnen opleveren.

5. Is er standaard software die (een deel van) de wensen kan vervullen?

Het is nooit een doel op zich om nieuwe software te bouwen. Waar mogelijk zetten we liever bestaande softwaresystemen in, eventueel aangevuld met maatwerk. Dit is vaak goedkoper, sneller en daarbij zijn bestaande software-oplossingen meestal goed doorontwikkeld. Natuurlijk is het voor ons een mooie uitdaging om maatwerksoftware te bouwen. Maar in het belang van de klant kiezen we altijd deze mogelijkheid als het voordelen biedt.

6. De effectmeting

We vinden het belangrijk om samen met onze klanten de businesscase te maken. Software aanpassen of nieuw bouwen kost tijd en geld. Het is dan cruciaal om inzichtelijk te maken wat het oplevert of bespaart. Hoeveel uur werk scheelt het nieuwe systeem? Of verwachten we hogere verkopen of meer klanten te kunnen bedienen? Door e.e.a. in cijfers uit de drukken kan de terugverdientijd bepaald worden. Hierdoor wordt de afweging een stuk inzichtelijker en is het voor de beslissers eenvoudiger om een knoop door te hakken en budget vrij te maken.

7. De beste keuze; doorontwikkelen versus opnieuw realiseren

Nu we alle wensen en mogelijkheden hebben bepaald kunnen we een goed onderbouwd advies uitbrengen over de beste route. We merken dat klanten dit erg waarderen om op deze manier geholpen te worden. Tegen relatief lage kosten hebben we samen met gebruikers het beoogde systeem gevisualiseerd, bepaald wat de beste realisatiewijze is en een begroting gemaakt op onderdelen. Alle kansen en problemen zijn zichtbaar gemaakt waardoor het voor de beslissers een stuk makkelijker is om een goede afweging te maken.

Case: Designsprint voor RTV Oost

RTV Oost is de regionale omroep in Overijssel. Tijdens de designsprint hebben we onderzocht of de bestaande newsroom software geschikt was voor doorontwikkeling. Dit bleek met het oog op security en verwachte onderhoudskosten, helaas niet het geval. Na wat onderzoek bleek er goede standaard software te bestaan die de wensen kan vervullen. Momenteel is RTV Oost bezig met de implementatie van het nieuwe Newsroom systeem,.

Newsroom software was niet geschikt voor doorontwikkeling

Case: Designsprint voor Heutink

Heutink is een belangrijke leverancier voor het primair onderwijs in Nederland. Veel artikelen worden besteld en geleverd via een webshop. Heutink is ook internationaal actief en heeft Carthago gevraagd een kopie van de backbone van de bestaande webshop te maken en deze geschikt te maken voor de internationale markt. Hierbij moeten verschillende soorten content per land gepubliceerd kunnen worden. Tijdens de designsprint ontdekten we dat nieuwbouw hier de beste oplossing was. In eerste instantie waren de investeringen iets hoger. Dit is inmiddels in onderhoud en tevredenheid snel terugverdiend. De nieuwe opzet gaat nu zelfs ook ingezet worden voor de Nederlandse markt.

“Nieuwbouw was toch de beste oplossing”

Meer weten?

Wilt u meer weten? Neem dan contact op met Herman Welleweerd via 06-14352132 of via herman.welleweerd@carthago-ict.nl.

Andere thema's